PENGANTAR MANAJEMEN
PERENCANAAN
Merupakan proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan cara mencapainya. Setiap rencana akan memberi sumbangan terhadap pencapaian tujuan organisasi.
Dari gambar tersebut tampak bahwa perencanaan mendahului semua fungsi manajemen. Walaupun semua fungsi saling terkait tetapi Perencanaan merupakan fungsi terpenting. Karena fungsi lain seperti Pengorganisian, Pengarahan, Pengendalian baru dapat dilaksanakan apabila perencanaan sudah ditetapkan.
Menurut Stoner, perencanaan merupakan kegiatan yang terbagi dalam 4 Tahap yang berlaku untuk semua kegiatan Perencanaan pada unsure jenjang organisasi.
1 : Menetapkan Serangkaian tujuan.
Perencanaan dimulai dengan keputusan keputusan apa yang dibutuhkan oleh organisasi
Tanpa rumusan tujuan yang jelas organisasi akan menggunakan sumber daya yang ada secara tidak efektif
Identifikasi prioritas dan penentuan tujuan yang spesifik sehingga memungkinkan organisasi menggunakan sumber dayanya secara efektif.
2.: Merumuskan Keadaan sekarang
Sejauh mana posisi organisasi dari tujuannya?
Sumber daya apa yang tersediauntuk pencapaian tujuan?
Hanya dengan menganalisis kondisi organisasi saat ini, rencana dapat dirumuskanuntuk menggambarkan rencana kegiatan selanjutnya
Komunikasi yang terbuka dengan para anggota organisasi data keuangan dan data statistikdiperlukan pada tahap ini.
3: Identifikasi segala kemudahan dan hambatan
Faktor internal &eksternal apa saja yang dapat membantu organisasi dalam mencapai tujuan?
Faktor apa saja yang dapat menimbulkan masalah?
Walaupun sulit dilaksanakan, antisipasi situasi problem kesempatan yang mungkin terjadi di masa yang akan datang merupakan bagian esensi dari proses perencanaan
4. Mengembangkan Serangkaian Kegiatan untuk
pencapaian tujuan.
Tahap ini meliputipengembangan berbagai alternative kegiatan untuk pencapaian tujuan, Penilaian alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan alternatif terbaik, diantara berbagai alternatif yang ada.
Dalam Perencanaan Manajer memutuskan
What,Where,When,Who,Why
Jadi perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya tentang what dst
Perencanaan yang baik dapt dicapai dengan mempertimbangkan kondisi diwaktu yang akan datangdalam mana perencanaan dan kegiatan yang diputuskan akan dilaksanakan ,serta periode sekarang pada saat rencana dibuat
Tipe-Tipe Perencanaan
1.Bidang Fungsional:
Mencakup rencana produksi , rencana pemasaran, rencana keuangan dan rencana personalia
2.Tingkatan Organisasional
Termasuk keseluruhan organisasi atau satuan satuan kerja organisasi
Teknik teknik danisi perencanaan berbeda untuk tingkatan yang berbeda beda.
Perencanaan organisasi keseluruhan akan lebih kompleksdari pada perencanaan suatu satuan kerja organisasi
3.Karakteristik (Sifat Rencana)
Meliputi factor-faktor kompleksitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, biaya,rasionalitas, kuantitas dan kualitas
4. Waktu
Menyangkut rencana jangka pendek, rencana jangka menengah, dan rencana jangka panjang.
5.Unsur-Unsur Rencana
Dalam bentuk anggaran, program, prosedur kebijaksanaan peraturan dsb
Dua Tipe Rencana Utama
1.Rencana Startegik (Strategie Plans)
Merupakan rencana yang dirancang untuk memenuhi tujuan organisasi yang luas, mengimplementasikan misi, yang memberikanalasan khas keberadaan organisasi.
2.Rencana Operasional (Operational plans)
Merupakan penguraian rincibagaimana rencana strategic akan dicapai
Rencana Operasional mempunyai dua tipe:
Rencana Sekali pakai
Rencana ini dikembangkan untuk mencapai tujuan –tujuan tertentudan tidak digunakan lagi bila telah tercapai tujuannya
Rencana Tetap:
Merupakan pendekatan –pendekatan standartuntuk menangani situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang-ulang.
Bentuk Perencanaan.
Atas dasar luas cakupan masalah serta jangkauan waktu perencanaan dibedakan menjadi 3:
1.Global (Global Plans)
Penentuan tujuan menyeluruhyang menyangkut jangka panjang
Contoh : Dasar Negara Yang tertuang dalam GBHN diuraikan tujuan pokok yang akan dicapaiserta sasaran sasaran yang ingin dicapaidalam jangka panjang.
Harus diperhatikan :
Perkembangan yang akan terjadi
Kesempatan keesempatan yang terbuka
Tekanan tekanan yang mungkin dihadapi yang akan datang
Kekuatan-kekuatan &kelemahan yang ada
Analisa penyususnan Corporate Plan/Global Plan dinamakan “Analisis SWOT”
2.Startegik Plan (Strategis)
Rencana yang disusun guna menentukan tujuan kegiatan yang mempunyai arti strategis.
Suatu kegiatan kerja yang memiliki urut-urutan kegiatan yang sambung menyambung dari satu kegiatan yang bersifat fundamental (REPELITA)
3.Operational Plan
Kegiatan Jangka pendek untuk menopang pencapaian tujuan jangka panjang baik global/strategis
Contoh : RAPBN, Anggaran Belanja Perusahaan
Keuntungan Perencanaan yang Baik:
1.Jumlah personil dapat diusahakan seminimal mungkin
2.Penempatan personil dapat diusahakan setepat mungkin
3.Pembagian pekerjaan dapat dilakukan sebaik mungkin
4.Pengarahan kepada pekerja dapat dilakukan sebaik mungkin
5.Pekerjaan dapat dilakukan secepatnya
6.Pekerjaan dapat dilakukan seringan mungkin
7.Proses bekerja serta penggunaan mesin &Peralatan diusahakan seefisien mungkin
8.Penggunaan modal dapat diusahakan seefisien mungkin
9.Biaya ditekan sekecil mungkin
10.Pengawasan dapat dilakukan sebaik mungkin
Beberapa hal yang membuat gagalnya tujuan &Pembuatan Rencana Organisasi antara lain :
1.Kurang pengetahuantentang organisasi
Mgt tidak dapat menetapkan tujuan yang berarti tanpa mempunyai pengetahuan tentang pekerjaa nsatuan kerja&organisaasi secara keseluruhan.
2.Kurang Pengetahuan tentang linkungan
3.Ketidak mampuan dalam melakukan peramalan secara efektif
4.Dana
5.Takut gagal
6.Kurang Percaya Diri
7.Ketidak mampuan untuk meenyingkirkan tujuan alternative
Pengorganisasian :
Istilah Organisasi : Dua arti umum
Mengacu pada suatu lembaga (Institusi)
Mengacu pada Proses pengorganisasian
Proses Pengorganisasian.
1.Perincian pekerjaan Memerinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.
2.Pembagian pekerjaan. Membagi beban kerja kedalam
aktivitas yang secar logis dan menyenangkan dapat dilakukan oleh sekelompok orang.
3.Pemisahan pekerjaan (Pendepartemenan) :Apabila perusahaanmemperbesaruahanya dan mempekerjakan lebih banyakpegawai untuk melkukan berbagai aktivitas maka perlu dilakukan pengelompokan pegawai yang tugsnya saling berkaitan.
4. Kordinasi pekerjaan. Penetapan mekanisme untuk mengkordinasi pekerjaan anggota organisasi dalam satu kesatuan yang harmonis.
5. Monitorig&Reorganisasi ; memantau efektivitas organisasi dan mengambil langkah-langkah penyesuaian untk mempertahankan tau meningkatkan efektivitas
Bentuk Organisasi menurut pola hubungan kerja dan lalu lntas wewenang &tanggung jawab
1. Organisasi Garis. Bagian organisasi yang melukiskan wewenang garis (Komando)para pejabat pada organisasi tersebut terhadap pejabat –pejabat dibawahnya
Ciriciri organisasi garis :
Organisasi masih kecil
Karyawan tersebar &saling kenal
Spesialisasi Kerja ,\masih sederhana
Hanya mengenal satu komando.
Kebaikan
Adanya Kesatuan perintah(Komando)
Pimpinan dapat cepat mengambil keputusan
Penguasaan lebih mudah &efisien
Keburukan:
Pimpinan mempunyai tugas yang berat karena menguasai semua bagian dibawahnya
Bawahan kurang kreatif & Sulit berkembang
Pimpinan cenderung bertindak otokratis
Bagan aorganisasi Garis
2.Organisasi Fungsional
Melukiskan wewenang fungsi pejabat &tertentu dalam suatu orgaiisasi
Kebaikan
Masing masing fungsi dipegang oleh seeorang yang ahli dalam bidangnya The Right man on the right place
Tugas manajer menjadi lebih ringan adanya pembagian fungsi Spesifikasi karyawan dapat dikembangkan
Keburukan;
Karyawan lebih mementingkan bidangnyasendiri sehingga sulit dilakukan kordinasi
Para manajer sering konflik karena kurang kordinasi
Masalah yang timbul tidak cepat teratasi.
Bagan organisasi Fungsi
3.Bagan Organisasi garis & Staf
Para manajer tertenti mempnyai wewenang garis dan sesuai dengan kebutuhan nya, dan pada manajer garis tadi dapat diperbantukan seseorang staf atau lebih.
Bagan ini dikembangkan untuk menghilangkan kelemahan bagan orhganisasi garis & fungsi
Tugas staf: Membantu mamajer garis mengidentifikasika masalah, mengumpulkan data yng diperlukan membuat per Kiran keadaan mengajukan altrnatif pemecahan mas
Lah ,usul,saran,dan pertimbangan kepada manajer garis yang dibantunya.
Kebaikan:
Tugas pimpina lebih ringan dengan adanya staf
Staf dapat mendidik para petugas
Dapat digunakan oleh setiap organisasi besar
Pengambilan keputusan yang sehat lebih mudah diambil karena ada staf ahli.
Keburukan:
Kemungkinan terjadi konflik antara staf dan pejabat lain
Sering kali bawahan lebih percaya kepada staf dari pada pejabat liniatasnya
Solidaritas karyawan sukar diharapkan karena tidak saling kenal
Kordinasi memerlukan penanganan khusus karena rumit &kompleknya organisasi.
4.Organisasi Panitia
Menurut Koontz &O’Donnel; Sekelompok orang yang memecahkan bersama beberapa hal yang dipercayakan
Jenis Paniatia
Panitia tetap (Standing Comitte)
Panitia sementara Panitia Ad.Hoc)
Pada umumnya ditunjukan untuk mengurus suatu keperlukan tertentuatau mencapai tujuan tertentuyang memerlukan pertimbangan khusus.
Kebaikan
Keputusan mempunyai kualitas lebih baik keputusan bersama
Merupakan forum tukar pendapat antar anggota
Kordinasi dapat terlaksana secara baik
Keburukan
Pemborosan waktu &Uang
Dominasi Individu
Adanya persetujuan &Kompromi lebih dulu
Kurangnya tanggung jawab5.Bagan Organisasi Matriks.
Bagan organisasi matriks ini dipakai umtuk menghilangkan kelemahan organisasi garis dan bagan organisasi fungsi, yaitu dengan cara menggabungkan kedua bentuk tersebut menjadi bagan organisasi matriks.
Tujuan : Memadukan berbagai bentuk Struktur organisasi yang sudah ada serat unsure personalianya yang ada dalam organisasi dengan berbagai spesialisasi nya guna menyelesaikan suatu proyek.
Kebaikan :
A Dapat mendaya gunakan kemampuan pimpinan fungsional
B. Meningkatkan & mengembangkan ketrampilan setiap karyawan
c. Mendorong setiap individu dalam organisasi (Baik atasan /bawahan ) untuk menyelesaikan setiap permasalahan yang dihadapi organisasi
d. Mempermudah penyelesaian pekerjaan dengan adanya kerjasama antar bagian /departemen serta dengan adanya spesialisasi yang dimiliki.
Kelemahan :
Dengan adanya pimpinan ganda , sering mengakibatkan kekacauan dalam pelaksanaan tugas
Kordinasi yang kurang baik dapat menyebabkan kekacauan dalam pelaksanaan tugas
Menuntut adanya ketrampilan yang cukup tinggi dari setiap individu dalam organisasi.
Membutuhkan biaya yan cukup besar dalam operasionalnya.
Aliran wewenang vertical dari manajer departemen fungsional
Menurut Bentuknya Penggambaran Bagan Organisasi dibedakan menjadi:
1.Bagan Organisasi Piramid
Bagan ini berbentuk kecil diatas dan makin kebawah makin besar
Bentuk ini melukiskan aliran perintah/pelimpahan wewenangdari atas kebawah, melalui jenjangjabatan yang berbentuk pyramid 
Bagan organisasi pyramid
2.Bagan Organisasi Vertikal
Bagan ini berbentuk tegak lurus dari atas kebawah bagan ini melukiskan pelimpahan wewenang dari atas kebawah melelui jenjang –jenjang jabatan yang berbentuk vertical dari atas ke bawah.
3.Bagan Organisasi horizontal
Bagan ini kebalikan dari bagan organisasi vertical yaitu bagan organisasi yang melukiskan hirarki jabatan dan pelimpahan wewenang dari kiri ke kanan.
4.Bagan Organisasi lingkaran :
Pimpinan tertinggi berada di tengah , sebagai pimpinan pusat yang dikelilingi oleh pejabat pejabat dibawahnya sehingga berujut lingkaran
Proses Pengorganisasian:
1Perincian Pekerjaan (Perumusan tujuan)
Setiap organisasi dibentuk denag seperangkat tujuan Contoh :Rumah Sakit dibentuk untuk menolong orang sakit, perusahaan dibentuk untuk menghasilkan / menjual jasa.
Pencapaian tujuan iniakan dilakukan dengan cara yang berbeda oleh karena itu agar dapat muncul tujuan organisasi harus ditentukan tugas organisasi secara keseluruhan.
Contoh : Sebagai rumah sakit dapat berpoerasi tentunya harus ada dokter & tenaga professional harus, ada peralatan medis dsb.
2. Pembagian Pekerjaan. (Devision of work)
Organisasi dibentuk karena pekerjaan yang akan diselesaikan oleh 1 orang saja . jadi pekerjaan organisasi harus dibagi secara tepat diantara anggota. Tepat artinya :Tiap orang akan diberi tugas atas dasar kualifikasiuntuk tugas tersebut.
Tidak seorangpun yang diberi tugas berat /ringan
Pemisahan Pekerjaan (Pendepartemenan) Mengkombinasikan pekejaan anggota perusahaan dengan cara yang logis dan efisien (Upaya pengelompokan aktivitas pekerjaan sehingga aktifitas dan hubungan yang serupa &logis dapat diselenggarakan secara serempak.
3. Pemisahan Pekerjaan (Pendepartemenan)
Mengkombnasikan pekerjaan anggota perusahaan dengan cara yang logis dan efisien (upaya mengelompokam aktivitas pekerjaan sehingga aktivitas –aktivitas dan hubungan yang serupa dan logis dapat diselenggarakan secara serempak)
4. Kordinasi Pekerjaan : Penetapan mekanisme
untukmengkordinasipekerjaan anggota organisasi dalam satu kesatuan kerja yang harmonis.
Bila individu /departemen mulai melaksanakan tugas berbagai aktivitas yang khas, tujuan organisasi secara keseluruhan mungkin akan terabaikan mungkin timbul konflik diantara anggota.
Contoh;Manajer pemasaran dalam suatu perusahaan manufaktur akan mendesak agar disediakan anggaran yang lebih besar untuk iklan untuk merangsang permintaan sedangkan kepentingan perusahaan yang lebih besar mungkin terpenuhi dengan penanaman modal dalam peralatan otomatis untuk memperkecil biaya produksi.5. Monitoring &Reorganisasi
Karena pengorganisasian merupakan peraturan yang berkelanjutanmaka diperlukan adanya penilaian ulang terhadapempat langkahsebelumnya secara berkala.
Mengingat organisasi tumbuhdan situasi berubahterus struktur organisasiharus dievaluasi ulang untuk memastikan apakahia masih konsistendengan pelaksanaan operasi yang efektifefisien untuk memenuhi kbutuhan saat ini.
Stafing : merupakan carapengelolaan sstem sdm agar para karyawan dapat dimanfaatkan secara efektif.
“ Penataan Staf (Stafing) merupakan salah satu fungsi manajemen yang berkaitan denagn:
” Identifikasi kebutuhan karyawan
” Penarikan
” Seleksi
” Penempartam
” Pelatihan dan Pengembangan
” Promosi
” Penlaian Prestasi
STAFING
Stafing :Merupakan cara pengelolaan sistem sdm agar para karyawan dapat dimanfaatkan secara efektif.
Penataan Staf (Stafing) merupakan salah satu fungsi manajemen yang berkaitan dengan :
“ Identifikasi kebutuhan karyawan
“ Penarikan
“ Seleksi
“ Penempatan
“ Pelatihan dan Pengembangan
“ Promosi
“ Penlaian Prestasi
Penilaian Prestasi: Proses berkesinambungan dalam memberikan kepada bawahan umpan balik tentang seberapa baik mereka melakukan kerja untuk organisasi . Proses tersebut terjadi baik secara informal maupun secara sistematik.
Penilaian informal dilakukan secara harian .
Penilaian sistematik terjadi setiap 6 bulan atau 1 tahun sekali secara formal
Penilaian ini mempunyai 4 maksud utama :
“ Memunginkan bawahan mengetahui secara formal bagaimana prestasi mereka dinilai.
“ Mengenali bawahan yang berhak atas kenaikan nilai.Menemukan bawahan yang memerlukan latihan tambahan
“ Memegang peranan penting dalam mengidentifikasikan bawahan yang dicalonkan untuk dipromosikan.
“ Secara tradisional , penilaian dipusatkan pada karakteristik pribadi individu (Kecerdasan, ketegasan, kreativitas , kemampuan unuk bergaul dengan orang lain)
Perangkap yang harus dihindari oleh Manajer dalam menghadirkan penilaian formal maupun informal :
“ Mengubah standar
Karyawan yang berprestasi rendah tetapi bermotivasi mungkin dinilai lebih tinggi dibandingkan karyawan yang berprestasi tinggi tettapi tampak acuh tak acuh.
“ Prasangka Penilai
Beberapa manajer membiarkan prasangka (bias) pribadi mereka, menggangu penilaian yang mereka berikan pada bawahannya
“ Perbedaan Pola Penilai
Beberapa manajer menilai secara ketat yang lainnya menlilai secara lunak
“ Efek halo (Hallo Efect)
Menilai bawahan tinggi atau rendah pada semua ukuran prestasi atas dasar salah satu karakteristik mereka.
PROGRAM PELATIHAN &PEGEMBANGAN
§ Program pelatihan (Training program ) ,merupakan program untuk melatih ketrampilan yang dibutuhkan oleh karyawan.
§ Program pengembangan (Development program ) memberikan pelayanan kepada karyawan yang sudah berpengalaman untuk memelihara dan meningkatkan ketrampilan mereka.
METODA Pelatihan &Pengembangan Karyawan
1.Metoda “ On The Job” meliputi :
A.Planed Progression
Merupakan cara pengembangan untuk karyawan dengan memindahkan karyawan ke dalam pekerjaan –pekerjaan yang ditentukan melalui tingkatan organisasi,setelah tugas-tugas disetiap tingkat dapat diselesaikan dengan baik.
B.Rotasi Jabatan
Tujuan metoda ini adalah untuk memperluas pengetahuan para karyawan dengan memindahkan karyawan melalui jabatan yang beragam dan berbeda- beda.
C.enciptaan Posisi “Asissten –To”
Memberi Kesempatan pada karyawan bekerja membantu para manajer yang berpengalaman. Paramanajer dapat membimbing karyawan tersebut agar pengetahuan dan cakra wala nya menjadi lebih luas.
D.Promosi Sementra.Apabila Manajer berhalangan , jabatannya dapat digantikan karyawan yg sedang menjalankan program pengembangan.
E.Coaching.
Disini para atasan memberikan bimbingan dan pengarahan kepada bawahan di dalam melaksanakan tugas tugas rutin mereka.
2.Metode “Off the job “
Metode yang bisa digunakan antara lain :
A.Program rogram pengembangan manajer di lembaga lembaga Pendidikan seperti :Universitas,Sekolah Tinggi, Akademi dsb.
B.Sensitivity Training
Kelompok pelatihan yang biasanya mempunyai tugas untuk meningkatkan kepekaan terhadap orang lain, lebih memahami proses suatu kelompok dan meningkatkan ketrampilan mendiagnose dan menghindari kesalahan dalam proses kelompok.
C.Program pelatihan khusus
Pendekatan system terbuka yang memenuhi keinginan dan kebutuhan dari lingkungan eksternal.
MOTIVASI
Abraham H.Maslow : Semua kebutuhan dapat dibagi dalam :
§ 1.Kebutuhan Faal
§ 2.Kebutuhan perasaan aman
§ 3.Kebutuhan social
§ 4.Kebutuhan prestise,penghargaan dan kehormatan.
§ 5.Kebutuhan realisasi diri
Konsep Maslow Mengatakan :
Bila pada suatu saat semua kebutuhan tersebut ada dan secara minimal belum terpuaskan, maka kebutuhan kelompok pertama(Faal) akan terasa paling kuat tuntutannya,sehingga kebutuhan kebutuhan dari kelompok lain belum terasa tuntutannya.
Setelah kebutuhan kelompok faal tersebut terpuaskan, akan terasa tuntutan dari kelompok kebutuhan ke dua, dst sampai kebutuhan-kebutuhan yang lainnya
Faktor lain yang mempengaruhi prestasi
ž Kemampuan seseorang
ž Role Perseption (Pemahaman tentang perilaku apa yang diperlukan untuk mencapai prestasi tinggi)
Jenis Jenis Staf :
Atas Dasar Bidang yang dilayani dibedakan :
ž Staf Personalia
ž Staf Hukum
ž Staf Pemasaran dll.
Atas Dasar banyaknya pimpinan yang dilayani :
Staf Pribadi (Personal Staf)
Adalah staf yang khusus memberikan layanan berupa saran , bantuan &jasa kepada seorang manajer dalam suatu organisasi.
§ Staf Assistans : Meliputi al : excutive ass, Ass, administrative ass, Spesial ass,berposisi sebagai pemberi nasehat atau layanan khususnya pada pemimpin-pemimpin tertinggi di dalam sebuah organisasi
§ Ass TO & Executive ass memberI bantuan khususnya pada pucuk pimpinan pada suatu tugas pimpinan tertentu
§ Spesial assistance memberikan layanan dibidang keahliannya kepada seorang pemimpin saja.
Adm Ass adalah staf pribadi yang khusus memberikan layanan kepada seorang pemimpin di bidang administrasi.
Line Assistants disebut ass manajer atau asisten Direktur. Staf ini tidak berposisi sebagai pemberi nasihat tetapi berposisi sebagai lini.
Spesifikasi :
Terbatas dalam pemberian nasehat & bantuan serta mempunyai kekuasaan terhadap elemen –elemen lain dalam organisasi.
Nasehat&bantuan yang diberikan dilanjutkan pada seluruh bagian atau seksi-seksi &staf lain
Memberikan nasehat &bantuan untuk suatu lapangan tertentu Mis:Bidang hukum, marketing dll.
Kualifikasi Seorang Staf
Hal Pokok Kualifikasi Seorang Staf Menurut BEISHLINE sbb:
§ Ahli dalam bidangnya
§ Pengetahuan yang luas tentang organisasi dimana dia bekerja
§ Mempunyai kepribadian spt,setia, kekuatan, kesehatan,inisiatif,pertimbangn yang baik , supel.
§ Mempunyai semangat kerja sama
§ Kestabilan emosi&tingkah laku yang sopan
§ Kesederhanaan
§ Kemauan baik & optimis.
Kebaikan Organisasi Garis dan Staf
1.Dapat digunakan oleh organisasi besar, apapun tujuannya, bagaimanapun luas tujuannya, kompleks
2.Pengambilan keputusan yangsehat lebih mudah diambil karena ada staf ahli
3.Perwujudan “The Rigt Man On The Right Place “ lebih mudah dilaksanakan
Keburukan organisasi garis &Staf
1.Karena tidaksaling kenal solidaritas karyawan sukar diharapkan.
2.Kordinasi memerlukan penanganan khusus karena rumit&kompleksnya susunan organisasi.
Organisasi Staf &Fungsional
Kombinasi dari bentuk organissi fungsionaldan bentuk organisasi staf jadi, Kebaikan & Keburukan juga kombinasi ke duanya.
ORGANISASI Panitia
Panititia dapat berbentuk :
• Organisasi garis
• Bentuk staf
Panitia umumnya dibentuk dari orang-orang yang dianggapahli&kepala-kepala bagian yang mempunyai hubungan dengan pemecahan masalah maupun tujuan tertentu.Menurut KOONTZ & 0’DONNEL
Panitia adalah :Sekelompok orang terhadap siapa sebagai suatu kelompokbeberapa hal dipecahkan
Jenis Panitia :
• Panitai tetap (Standing Committe)disebut juga panitia struktur
• Panitia sementara (Panitia Ad Hoc)
Panitia Tetap adalah :bagian tetap dari struktur suatu organisasi yang dibentuk guna menangani tugas yang terus menerus ada dalam organisasi seperti :Panitia anggaran , Pengembangan Produk dll.
Panitia AD HOC adalah :Pada umumnya ditunjuk untuk mengurus suatu persoalan tertentu atau untuk mencapai tujuan tertentu yang memerlukan pertimbangan yang masak.
FUNGSI PANITIA
• Pengorganisasian , memungkinkan komunikasi integrasi berbagai departemen &kegiatan yang saling berhubungan
• Pemberian saranadengan membuat saran atau rekomendasikepada manajer ; Misal; Panitia anggaran , Saran Fakultas ,Dewan Penasihat
Pembuatan keputusan yaitu :Membuat keputusan2 & mengamati pelaksanaannya mis :Dewan Direktur Perusahaan.
Kegunaan /Kebaikan Panitia
• Keputusan dengan kualitas lebih baik
• Meningkatkan Penerimaan gagasan atau program2 karena adanya partisipasi
• Memperbaiki Kordinasi
• Tempat latihan bagi para manajer( muda)
• Penyebaran Kekuasaan
• Orang 2 yang berkepentingan dalam suatu hal dapat dudukdi dalamnya
• Menjaminkontinuitas pemikiran karena anggota panitia yang masih tinggal pada panitia terbaru (Tidak Seluruhnya diganti)
KERUGIAN /KEBURUKAN PANITIA
• Pemborosan Waktu dan uang
• Dominasi individu,biasanya arsiteknya hanya seorang saja(dapat menurunkan produktivitasnya)
• Adanya persetujuan dan kompromilebih dulu ,keputusan2 dapat dipersiapkan dulu oleh anggotayang berkepentingan (Lobbying)
• Kurangnya tanggung jawab.
Panitia diperlukan apabila
• Dibutuhkan informasiyang perlu dari berbagai bagian yang dianggapperlu untk mencapai putusan yang sehat. .
• Keputusan yang akan diambil penting, sehingga perlu partisipasi
• Diperlukan kordinasi antara beberapa bagian
Panitia Tidak diperlukan Apabila :
• Diperlukan Putusan yang cepat
• Putusan tidak begitu penting
• Orang yang cakap diperoleh
• Persoalannya untuk prosedur pelaksanaan bukan merupakan keputusan pokok.
Syarat membentuk panitia
• Suasana santai &dan bersifat informal
• Semua Anggota Panitia ikut ambil bagian dalam membicarakan tugas-tugasnya
• Komite/Panitia mengetahui tentang tugas yang diberikan padanya
• Masing-masinganggota panitia bersedia mendengarkan pendapat anggota yang lain
• Keputusan diambilsecara konsensus
• Masing-masing anggota bebas mengemukakan pendapat
• Ketua panitia tidak mempunyai kekuasaan atas yang lain.
• Masing-masinganggota panitia bersedia mendengarkan pendapat anggota yang lain
• Keputusan diambilsecara konsensus
• Masing-masing anggota bebas mengemukakan pendapat
• Ketua panitia tidak mempunyai kekuasaan atas yang lain.
PENGAWASAN (CONTROLLING)
Tindakan atau proses kegiatan untuk mengetahui hasil pelaksanaan, kesalahan kegagalan untuk kemudian dilakukan perbaikan dan mencegah terulangnya kembali kesalahan –kesalahan tsb, serta menjaga agar pelaksanaan tidak berbeda dengan rencana yang diterapkan.
Jadi ada hubungan yang sangat erat antara Pengawasan dengan Perencanaan.
Sebaik apapun rencana yang telah ditetapkan tetap memerlukan pengawasan.
Apabila pengawasan tidak dijalankan kemungkinan :
Kesalahan –kesalahan akan terus berlanjut
Akan semakin membengkak
Kesalahan menjadi sangat berat
Sulit diatasi
Tujuan Tidak tercapai
Biaya Sia sia (Rugi Besar)
Pengawasan adalah keseluruhan dari kegiatan –kegiatan atau proses untuk menjamin bahwa tujuan organisasi &manajemen tercapai
TUJUAN PENGAWASAN
• Untuk mengetahui kondisi kegiatan yang sedang dilakukan apakah telah mencapai sasaran atau belum.
• Untuk mengetahui sampaiseberapa jauh tingkat pencapaian dari kegiatan tersebut dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan
• Untuk mengethui &menghindarkan kemungkinan kesalahan dikemudian hari,dan mencari upaya-upaya untuk mencegahnya.
Terdapat dalam kegiatan perencanaan (ada tujuan yang jelas)
Pengawasan tidak akan dilakukan dan tidak dapat berjalan tanpa adanya tujuan yang ditentukan.
Pengawasan tidak ada manfaatnya untuk dilakukan apabila tidak ada Perencanaan yang telah menentukan tujuan yang ingin dicapai.
TAHAP-TAHAP PENGAWASAN 1.Menetapkan Standar.
Langkah ini mencakup pengukuran yang dapat digunakan sebagai patokan untuk penilaian hasil-hasil.
Tujuan, sasaran ,target pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar
Bentuk standar yang lebih khusus
ž Target penjualan
ž Target anggaran
ž Sasaran Produksi
ž Margin keuntungan
ž Bagian Pasar
ž Keselamatan kerja
BENTUK STANDAR YANG UMUM
1. Standar Phisik
Kualitas Produk.
Kuantitas Barang
Jumlah Langganan
2. Standar Moneter :
Biaya tenaga kerja
Penjualan
Pendapatan
Laba dsb.
Standar Waktu :
Kecepatan Produksi
Batas waktu suatu pekerjaan harus selesai
2. Penentuan Pengukuran pelaksanaan kegiatan.
Berapa kali Pelaksanaan seharusnya diukur
Dalam bentuk apa pengukuran akan dilakukan
Siapa yang terlibat
3.Pengukuran Pelaksanaan kegiatan
langkah ini merupakan proses yang berkesinambungan , repetitif, yang frekuensinya tergantung kepada jenis aktivitas yang sedang diukur
Cara Pengukuran pelaksanaan kegiatan:
Pengamatan (Observasi)
Laporan-laporan (lisan atau tertulis)
sampel,pengujian(test),inspeksi.
4.Perbandingan pelaksanaan dengan standar&analisa penyimpangan
ž Tahap ini adalah tahap kritis dari proses pengawasan
ž Kompleksitas dapat terjadi pada saat menginterpretasikan adanya penyimpangan
ž Penyimpangan –penyimpangan harus dianalisa untuk menentukan mengapa standar tidak dapat dicapai
5.Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan
ž Apabila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi maka tindakan ini harus diambil
ž Standarmungkin diubah, pelaksanaan diperbaiki atau keduanya dilakukan secara bersamaan
Tindakan koreksi berupa :
ž Merubah standar mula
ž Merubah pengukuran pelaksanaan
ž Merubah cara dalam menganalisa dan menginterprestasikan penyimpangan
Disain pengendalian
ž Merumuskan Hasil-Hasil yang dikehendaki :Hasil hasil yang ingin dicapai seseorang hendaknya dirumuskan sejelas mungkin. Dengan merumuskan tujuan-tujuan secara jelas, para manajer dapat mengukur keberhasilan atau kegagalan mereka didalam pencapaian tujuan tersebut
ž Menetapkan Petunjuk Hasil :Tujuan pengendalian ataupengawasan sebelum dan selama kegiatan dilaksanakan adalah agar manajer dapat mengatasi dan memperbaiki adanya penyimpangan sebelum kegiatan terselesaikan
3. Menetapkan standar penunjuk &hasil
ž Langkah ini merupakan bagian penting dari perancangan penegendalian. Tanpa penetapan standar, para manajer mungkin memberikan perhatian lebih pada penyimpangan kecil, atau tidak bereaksi pada penyimpangan besar
4.Menetapkan jaringan informasi &umpan balik
ž Jaringan kerja komunikasi dapat bekerja dengan baik apabila, aliran komunikasitidak hanya keatas tetapi juga kebawah, kepada orang-orang yang harus melakukan tindakan koreksi
ž Jaringan ini juga harus cukup efisien untuk menyediakan informasi balik yang relevan kepada personalia kunci,tepat pada saat mereka memerlukan untuk mengambil suatu tindakan tertentu
5. Mengevaluasi informasi &melakukan tindakan koreksi
ž Langkah terakhir adalah membandingkan penunjuk dengan standar penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil, kemudian melakukan tindakan koreksi
“Early warning predictors” Newman
ž Yang dapat membantu manajer memperkirakan apakah hasil yang diinginkan tercapai atau tidak antara lain:
1. Pengukuran Masukan :Perubahan dalam masukan pokok akan mengisyaratkan manajer untuk merubah atau mengambil tindakan korektif
2. Hasil –hasil pada tahap permulaan :Apabila hasil tahap awal lebih baik atau jelek daripada yang diperkirakan maka perlu dilakukan penilaian kembali.
3. Gejala-gejala (Symptoms)
Kondisi yang tampaknya berhubungan dengan hasil akhir tetapi tidak secara langsung mempengaruhinya
4. Perubahan dalam kondisi yang diasumsikan
Estimasi mula-mula berdasarkan pada asumsi dengan kondisi “normal”akan berlaku. Setiap Perubahan yang tidak diharapkan seperti pengembangan baru dari para pesaing atau terjadinta kekurangan bahan menunjukkan perlunya penilaian kembali tentang taktik&tujuan organisasi
Karakteristik pengawasan yang efektif 1 Akurat
Informasi tentang pelaksanaan kegiatan harus akurat , jika tidak akurat dapat menyebabkan organisasi mengambil tindakan koreksi yang keliru, atau menciptakan masalah yg sebenarnya tidak perlu
2.Tepat waktu
Informasi harus dikumpulkan , disampaikan dan dievaluasi secepatnya ,bila kegiatan perbaikan harus dilaksanakan segera.
3.Obyektif&menyeluruh
Informasi harus mudah difahami bersifat obyektif serta lengkap.
4. Terpusat pada titik pengawasan strategik
Sistim pengawasan dipusatkan pada bidang-bidang yang sering terjadi penyimpangan penyimpangan dari standar.
5. Realistiksecara ekonomis
Biaya pengawasan lebih kecil atau sama dgnkegunanaan yang diperoleh dari sistem tersebut
6. Realistik secara organisasional
Sistem pengawasan harus cocok dengan kenyataan –kenyataan organisasi
7. Terkordinasi dengan aliran kerja organisasi hal ini disebabkan :
• Setiap tahap dari proses pekerjaan dapat mempengaruhi sukses/gagalnya keseluruhan operasi
• Informasi Pengawasan harus sampai pada seluruh personalia yang memerlukan.
8. Fleksibel :
Untuk memberikan tanggapan /reaksi terhadap ancaman atau kesempatan dari lingkungan
9. Bersifat sebagai petunjuk &operasional
Sistem pengawasan efektif harus menunjukan deteksi atau deviasi dari standar koreksi apa yang harus diambil
10. Diterima para anggpa organisasi
Sistem pengawasan harus mampu mengarahkan pelaksanaan kerja para anggota organisasi dengan mendorong perasaan otonomi tanggung jawab dan berprestasi
